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個人情報の取り扱いについて

 共助会では、会員に関する個人情報の取り扱いについて、「一般社団法人 鹿児島県教職員共助会個人情報保護規程」に基づき、次のように対応を致しますので、ご了承くださいますようお願いします。
 また、一般社団法人 鹿児島県教職員共助会では、各給付金の請求・貸付金の申込み及び継続会員への手続きやその他の申請に当たって作成される文書に記載された個人情報は、個人情報保護法等の法令及び共助会個人情報保護規程に基づき厳格に取り扱います。


1個人情報の取得及び利用目的

 個人情報の取得及び利用に関しては、必要最小限のものとし、事業の目的を達成するための範囲内で個人情報を取り扱います。
主な、利用目的は、下記のとおりです。
1.会員証の作成、会費の確定、各給付金の請求、貸付金の申込み、預貯金の申請、休職等の申請、互助年金関係の諸手続き。
2.各給付金・貸付金等の送金。
3.その他事業の推進において必要な情報の運用。

2適正な管理及び安全の確保

 会員の個人データは、外部へ漏らしたり、滅失したりしないで、安全管理に必要な措置を行います。
 また、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行います。

3第三者提供の制限

 本人の同意を得ないで共助会以外の第三者への個人データの提供は、共助会の事業推進に直接関わる場合のみ行います。

4情報の開示又は訂正

 会員に関わる情報に関して、会員又はその関係者から、開示又は訂正等の申請があった場合は、本人又は関係者であることを確認した上で、共助会の規程に基づき、所定の手続きを経て、開示又は訂正をおこないます。


 一般社団法人 鹿児島県教職員共助会
個人情報保護規程
制定 2014(平成26年)4月1日
(目 的)
第1条  この規程は、一般社団法人 鹿児島県教職員共助会(以下「共助会」という)が保有する個人情報について、その適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定め、共助会の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。

(定 義)
第2条  この規程において「個人情報」とは、共助会の事業遂行に関連して収集された個人に関する情報で、当該情報に含まれる氏名、生年月日及び会員番号、その他当該個人を識別できるものを言う。

(適用範囲)
第3条  この規程は、共助会の役員及び職員に対して適用する。また、個人情報を取り扱う業務を外部に委託する場合も、この規程の目的とするところに従って、個人情報の適切な保護を図るものとする。

(収集の原則)
第4条 個人情報の収集は、次の原則に従って行うものとする。
(1) 共助会の運営上必要な範囲において、予め利用目的を特定すること。
(2) 収集は、適法且つ公正な手段によって行い、収集に際して本人に利用目的を明示すること。
(3) 第三者からの個人情報を収集するに際しては、その手段が適法且つ公正な手段であることを確認し、当該個人の保護に値する正当な利益を侵害することのないように留意すること。

(利用・提供)
第5条  個人情報を取得したときは、予め利用目的を公表している場合を除き、速やかにその利用目的を本人に通知するものとする。
 個人情報の利用・提供は、次の原則に従って行うものとする。
(1) 個人情報の利用は、予め明示した目的の範囲に限ること。
(2) 利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲で行うと共に、その変更目的と内容を本人に通知し、又は公表すること。
(3) 法令に基づく場合を除き、本人の同意を得ないで個人情報を第三者に提供してはならない。

(個人情報の正確性の確保)
第6条  個人情報は、利用目的に応じ必要な範囲において、正確な状態で管理するものとする。

(個人情報利用の安全性の確保)
第7条  個人情報に関するリスク(個人情報への不当なアクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えい等)に対して、この規程及び当会の個人情報管理基準に定める事項のほか、法令に従い合理的な安全対策を講ずるものとする。
 不要になった個人情報及び所定の保存期間が終了した個人情報は、適正な方法によって破棄又は消去するものとする。

(個人情報の秘密保持に関する役員及び職員の責務)
第8条  個人情報の収集、利用、提供または委託処理等、個人情報を取り扱う業務に従事する者は、この規程に定める事項のほか、法令、その他の個人情報管理基準もしくは個人情報保護管理者の指示した事項に従い、個人情報の秘密保持に充分な注意を払ってその業務を行うものとする。

(個人情報の委託処理に関する措置)
第9条  個人情報を取り扱う業務を外部に委託するときは、委託業務目的以外の使用及び複製の禁止、秘密保持、作業状況の確認等について委託契約書に定める等、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。

(事項の公表)
第10条  共助会は、保有する個人データに関する次の事項について、本人の求めに応じて遅滞なく回答するものとする。
(1) 保有個人データの利用目的。
(2) 第11条、第12条、第13条に定める事項の手続き。
(3) 保有個人データの取扱いについての苦情等。

(開 示)
第11条  本人から自己の情報について開示の請求があったときは、本人であることを確認し開示するものとする。
 前項に関わらず、本人からの照会に合理的理由の明示がなく、それらに応えていけば業務に著しく支障が生じるおそれがあるときは開示請求に応じない。
 前項に基づき、開示請求に応じない場合には、原則として本人にその理由の説明を行うものとする。

(訂正・削除)
第12条  個人情報の記載内容に誤りがあって、本人から訂正又は削除の請求を受けたときは、訂正、削除すべき事項を確認の上、遅滞なくその請求に応ずるものとする。

(自己情報の利用又は提供の拒否権等)
第13条  共助会が保有している個人情報については、本人から自己の情報についての利用又は第三者への提供を正当な理由で拒まれたときは、これに応ずるものとする。ただし、法令に基づき本人の同意を得ずに第三者に個人情報を提供したことを理由とするときはこの限りでない。

(個人情報保護管理責任者)
第14条  共助会は、この規程の厳正な運用を行うために、専務理事を個人情報保護管理責任者とする。

(個人情報保護管理責任者の責任)
第15条  個人情報保護管理責任者は、この規程に定めるところに基づき、個人情報保護に関する内部規程の整備、安全対策の実施、教育訓練等を実施するための計画を策定し、周知徹底の措置を実践する責任を負うものとする。
 個人情報保護管理責任者は、各部門での着実な運用のために、各部門ごとに個人情報保護管理者を任命することができる。

(報告義務)
第16条  共助会の役職員は、法令及びこの規程を遵守すると共に、事故及び法令違反となる行為を発見したときは、速やかに個人情報保護管理責任者へ報告しなければならない

(懲 戒)
第17条  故意又は重大な過失により法令及びこの規程に違反した役職員は、就業規則の定めるところにより懲戒に処するものとする。

(教 育)
第18条  個人情報保護管理責任者は、個人情報保護の重要性を理解させ、確実な実施を図るために、所要の教育計画及び教育資料に従い、継続的且つ定期的に教育・訓練を行う。

(規程の改廃)
第19条  この規程の改廃は、理事会において行う。